Siamo una associazione che ha svolto un corso di formazione e deve pagare il rimborso spese ai docenti.
Come devono essere rimborsate a seconda della posizione dei docenti (se hanno partita IVA – regime minimi - prestazione occasionale)? Devono allegare i giustificativi delle spese sostenute? E se svolgono la prestazione gratuitamente?
Se sono prestatori autonomi occasionali l'importo rimborsato va assoggettato a ritenuta e dichiarato.
Non è tassabile come reddito diverso se la prestazione è a titolo gratuito, conseguentemente (secondo quanto indicato dall’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione 49/E dell’11 luglio 2013) non deve essere assoggettato alla ritenuta alla fonte, prevista dall’articolo 25 del D.P.R. 600/1973.
Il committente deve acquisire però i titoli certificativi delle spese (riassunti in una ‘nota spese’), per i controlli relativi alla verifica della sussistenza delle condizioni sopra indicate.
Se sono prestatori autonomi abituali (professionisti con Partita Iva) il rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio dallo stesso sostenute deve essere assoggettato a ritenuta e dichiarato, indipendentemente dal fatto che il compenso sia oneroso o gratuito.
I giustificativi devono essere intestati al professionista, che deve registrarli e conservarli in originale alla stregua di qualsiasi documento contabile.
Devono essere poi forniti in copia al committente (da allegare alla fattura che andrà emessa comprensiva del solo rimborso spese, se non è previsto un compenso).
Questo non succede se il pagamento avviene direttamente ad opera del committente. In questo caso, infatti, non transitano nella contabilità del professionista.
Se sono prestatori autonomi abituali che operano in regime di vantaggio valgono le stesso cose dette per i professionisti in regime ordinario per quanto va dichiarato ma non si applica la ritenuta d'acconto e l'Iva.