Come associazione, dato che siamo ancora molto piccoli, abbiamo sempre utilizzato della semplice carta intestata per redigere i verbali del consiglio direttivo.
Mi chiedevo se dovessi avere premura di scrivere i verbali su degli appositi fogli, con qualche certificazione che ne rendesse trasparente la data di compilazione o comunque se debbano avere una struttura più ufficiale.
L'art. 15 del D.Lgs. n. 117/2017 prevede per tutti gli ETS (Enti del Terzo Settore) e, quindi, anche per le ODV e APS iscritte nei Registri regionali (come si presume sia o sarà la scrivente Associazione), l'obbligo di istituzione e di tenuta del libro associati e dei libri delle adunanze e delle deliberazioni (c.d. 'libri verbali') dell'Assemblea, dell'Organo di amministrazione (nella specie, il Consiglio direttivo) e di eventuali altri organi che l'Associazione può avere. Né la norma richiamata, nè - al momento - circolari amministrative, chiariscono le modalità di tenuta di questi Libri, che sono pertanto lasciate all'autonomia degli associati o dei consiglieri.
Si consiglia, tuttavia, proprio perché si tratta di veri e propri Libri obbligatori e non di semplici Registri, di utilizzare come formalità minima una sorta di quaderno o libro (in modulo continuo) dove vengono trascritti o incollati (con relativo timbro dell'associazione e firma del Segretario o Presidente) i verbali degli organi associativi.
Certamente, solo la numerazione (in ogni pagina), la bollatura (in ogni foglio) e la vidimazione iniziale di un notaio o altro pubblico ufficiale, garantisce la 'ufficialità' del Libro e la cronologia dei verbali.