Volevamo sapere se vi é un tetto annuo al rimborso spese che può essere rimborsato a un volontario di una Odv. Ovviamente si tratta di rimborsi prodotti con giustificativi di spese effettuati nel corso di attività di volontariato.
In alcuni casi (cifre minime e/o per smarrimento di scontrini), abbiamo fatto produrre una autocertificazione da parte del volontario. E' una procedura corretta? Ed é presente un limite massimo previsto per queste autocertificazioni?
L’art.17 co.3 del D.Lgs. 3 luglio 2017, n.117, il c.d. ‘Codice del Terzo settore’ dispone che “L’attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo nemmeno dal beneficiario. Al volontario possono essere rimborsate dall’ente del Terzo settore tramite il quale svolge l’attività soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’ente medesimo. Sono in ogni caso vietati rimborsi spese di tipo forfetario”.
Al volontario, quindi, possono essere soltanto rimborsate dall'organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per l'attività prestata, “entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’ente medesimo".
Questo implica che l’organo amministrativo (oppure l’organo assembleare) deve tipizzare le tipologie di spese rimborsabili, preventivare i rimborsi, stanziando a tale scopo una somma (complessiva e/o analitica) idonea e compatibile con le esigenze di bilancio dell’Associazione.
La Legge non impone procedure o limiti prestabiliti che sono quindi lasciati all’autonomia dell’organizzazione che li adotta sulla base delle proprie esigenze culturali, finanziare ed organizzative.
L’uso dell’espressione ‘effettivamente sostenute’ comporta, inoltre, che siano rimborsabili unicamente le spese adeguatamente documentate (c.d. rimborso a piè di lista).
Si esclude, pertanto, qualsiasi tipo di rimborso ‘forfetario’, riconosciuto cioè senza documentazione giustificativa, ma anche un rimborso con ‘autocertificazione’ generica per l’attività di volontariato svolta per conto dell’Odv, per non costituire un compenso ‘mascherato’.
Sempre lo stesso decreto, all’art.17 co.4 riporta che “…. le spese sostenute dal volontario possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, purché non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso.”
I rimborsi forfettari sono sempre esclusi, è previsto solo una semplificazione: per piccoli importi, fino a 10 euro al giorno e 150 al mese, il volontario può autocertificare la spesa, senza dover allegare pezze d’appoggio. L’associazione deve stabilire in anticipo quali spese possono essere rimborsate con l’autocertificazione, e il volontario deve specificare che cosa ha acquistato, anche se non allega gli scontrini. E' importante, però, rendere ‘consapevoli’ i volontari della propria autocertificazione e richiamare anche la necessità di conservare le pezze d’appoggio/i documenti non allegati, per un tempo utile ai fini di eventuali controlli fiscali.