Da alcuni anni l’attenzione ai temi sulla privacy, qualità e sicurezza è sempre maggiore, anche all'interno del mondo non profit, sebbene occorra precisare che non tutti comportano un adempimento normativo obbligatorio, come nel caso della qualità. Naturalmente la ‘obbligatorietà’ dipende dai requisiti di volta in volta esposti dalle normative e dall’attività svolta: pensiamo, ad esempio, alla Hccp richiesta per chi offre servizi di catering o ristorazione.

I livelli di responsabilità sono diversi a seconda della struttura organizzativa: può essere chiamato in causa il legale rappresentante dell'associazione o il presidente del consiglio direttivo o il direttivo nel suo insieme - evitando così meccanismi di delega -; altre volte tali ruoli di responsabilità sono delegati a terzi, spesso professionisti esterni all’organizzazione (es. responsabili privacy, responsabili qualità, ecc.). Di conseguenza, obbligatori sono anche i periodici aggiornamenti o i corsi di formazione rivolti non solo a chi ricopre il ruolo di responsabile ma anche agli addetti.

Nella maggioranza dei casi però si percepisce una scarsa visione di insieme dei sistemi documentali facoltativi e obbligatori, costituendo spesso un ostacolo alla consapevolezza sull’utilità e sull’importanza del rispetto di tali adempimenti per lo sviluppo della mission dell’organizzazione, esponendosi a rischio sanzioni.

Perché la tenuta di questi sistemi documentali è così importante? Nel caso della privacy pensiamo, ad esempio, alla donazione sangue, ambito in cui la legge - anche ai fini della tutela della salute collettiva - impone di raccogliere e conservare i dati anagrafici e sanitari dei donatori e il cui trattamento delle informazioni risponde ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza e i diritti del donatore stesso; oppure pensiamo a quanto è importante la tenuta della privacy nell’ambito della raccolta fondi, ai fini dell’anonimato dei donatori.

Se da una parte i sistemi di sicurezza, responsabilità e qualità sono spesso percepiti come sinonimo di burocratizzazione e professionalizzazione, dall’altra generano “effetti positivi tangibili” riscontrabili nella gestione organizzativa e nella qualità dei servizi offerti: a tal proposito, basti pensare al sistema gestione qualità e alla relativa accurata documentazione richiesta che può garantire una migliore gestione ordinaria delle attività, rendendola meno stressante e maggiormente verificabile perché consente una programmazione dell’attività ed una maggiore chiarezza nei ruoli e nei processi.

Si è parlato di “evoluzione professionalizzante” per la tenuta documentale, anche se in realtà spesso l’organizzazione si avvale di consulenti esperti – in particolare quelle strutture più articolate nei servizi –, relegando ai volontari o ai dipendenti il compito di controllo e monitoraggio. Da questo punto di vista c’è il timore che l’approccio pianificato e organizzato di tali sistemi confligga con la concezione stessa dello status di volontario che per sua natura è spontaneo e libero.

Cesvot sta riflettendo se e quanto i dirigenti associativi in Toscana sono a conoscenza di questi sistemi, delle responsabilità ad essi connessi e dei punti di forza che tali adempimenti possono portare all’organizzazione; se e quanto il ruolo di responsabilità assunto è stato accolto con la dovuta conoscenza e consapevolezza.