Mi sono chiesta perché è difficile coinvolgere le associazioni in attività di gestione, salvaguardia e valorizzazione della loro documentazione. Eppure, quando si parla di biblioteche e archivi, si usano sempre immagini ridondanti: scrigni della memoria e del sapere, templi della cultura e così via. Forse è proprio questo il punto: il tempio, lo scrigno fanno pensare a qualcosa di antico e distante, che non riguarda le associazioni e le loro attività. Così voglio provare ad utilizzare immagini diverse.
Nella serie tv americana Cold case: delitti irrisolti un'unità speciale della polizia si occupa di omicidi irrisolti. In ogni episodio viene recuperata dall'archivio una scatola (il fascicolo) contenente il materiale raccolto durante la prima indagine. Quando la nuova indagine ha ricostruito le parti mancanti della storia, viene riposto in archivio il fascicolo aggiornato e definitivamente chiuso. Si tratta di un'ottima suggestione per definire l'archivio, in cui si raccolgono spontaneamente i documenti su cui è registrata la vita di una persona o di un ente. Non si può non avere un archivio, ma solo se questo è ordinato si comprende la storia di chi lo ha posseduto.
Nel film Indovina chi viene a cena? il padre chiama la biblioteca per informarsi sul conto del fidanzato afro-americano della figlia. La biblioteca, infatti, è un servizio che possiede documenti e informazioni, selezionati secondo la finalità e l'utenza. I bibliotecari sono il tramite tra il bisogno informativo dell'utente e la collezione della biblioteca stessa. Si può affermare, quindi, che tutte le associazioni hanno un archivio, mentre solo alcune organizzeranno una collezione di documenti a disposizione della collettività.
Ma un altro ostacolo è rappresentato da tre luoghi comuni:
1) non tutte le associazioni hanno documentazione. Falso: almeno l'archivio c'è, nasce con l'associazione stessa (e con un documento in particolare: lo statuto). Inoltre, molti materiali originali (atti di congressi, manifesti, fotografie, opuscoli, ecc.) vanno dispersi. E' per questo che le attività del Cesvot in questo ambito vanno sotto il nome di “Non ti scordar di te”.
2) L'archivio raccoglie solo la documentazione storica. Falso: un archivio raccoglie la documentazione corrente, di deposito e storica. Ordinarne solo la parte storica non basta. E' necessario introdurre procedure e strumenti per la gestione dell'archivio nelle sue diverse età. Il Cesvot svolge per questo un'attività di consulenza.
3) Tutte le associazioni possono attivare una biblioteca. Falso: servono professionalità specifiche per la gestione di servizi e tecnologie. Le associazioni, tranne rare eccezioni, non promuovono biblioteche o centri di documentazione, possono avere fondi documentari tematici da catalogare perché siano accessibili. Il Cesvot offre un servizio gratuito di catalogazione.
Solo se rinnoveranno “l'immaginario” e sgombereranno il campo da false credenze, le associazioni comprenderanno che la gestione dei documenti è una priorità per la loro efficienza e la loro memoria.
Nella serie tv americana Cold case: delitti irrisolti un'unità speciale della polizia si occupa di omicidi irrisolti. In ogni episodio viene recuperata dall'archivio una scatola (il fascicolo) contenente il materiale raccolto durante la prima indagine. Quando la nuova indagine ha ricostruito le parti mancanti della storia, viene riposto in archivio il fascicolo aggiornato e definitivamente chiuso. Si tratta di un'ottima suggestione per definire l'archivio, in cui si raccolgono spontaneamente i documenti su cui è registrata la vita di una persona o di un ente. Non si può non avere un archivio, ma solo se questo è ordinato si comprende la storia di chi lo ha posseduto.
Nel film Indovina chi viene a cena? il padre chiama la biblioteca per informarsi sul conto del fidanzato afro-americano della figlia. La biblioteca, infatti, è un servizio che possiede documenti e informazioni, selezionati secondo la finalità e l'utenza. I bibliotecari sono il tramite tra il bisogno informativo dell'utente e la collezione della biblioteca stessa. Si può affermare, quindi, che tutte le associazioni hanno un archivio, mentre solo alcune organizzeranno una collezione di documenti a disposizione della collettività.
Ma un altro ostacolo è rappresentato da tre luoghi comuni:
1) non tutte le associazioni hanno documentazione. Falso: almeno l'archivio c'è, nasce con l'associazione stessa (e con un documento in particolare: lo statuto). Inoltre, molti materiali originali (atti di congressi, manifesti, fotografie, opuscoli, ecc.) vanno dispersi. E' per questo che le attività del Cesvot in questo ambito vanno sotto il nome di “Non ti scordar di te”.
2) L'archivio raccoglie solo la documentazione storica. Falso: un archivio raccoglie la documentazione corrente, di deposito e storica. Ordinarne solo la parte storica non basta. E' necessario introdurre procedure e strumenti per la gestione dell'archivio nelle sue diverse età. Il Cesvot svolge per questo un'attività di consulenza.
3) Tutte le associazioni possono attivare una biblioteca. Falso: servono professionalità specifiche per la gestione di servizi e tecnologie. Le associazioni, tranne rare eccezioni, non promuovono biblioteche o centri di documentazione, possono avere fondi documentari tematici da catalogare perché siano accessibili. Il Cesvot offre un servizio gratuito di catalogazione.
Solo se rinnoveranno “l'immaginario” e sgombereranno il campo da false credenze, le associazioni comprenderanno che la gestione dei documenti è una priorità per la loro efficienza e la loro memoria.
